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Come usare i sistemi di videoconferenza per la tua attività

Come usare i sistemi di videoconferenza per la tua attivita

Come usare i sistemi di videoconferenza per la tua attività

In questo periodo di lockdown totale, molti possono avere difficoltà a portare avanti la propria attività. Per questa ragione molti si stanno organizzando con strumenti di smart working per riuscire a svolgere le comuni mansioni da casa. Tuttavia, non tutti hanno ben compreso come utilizzare i sistemi di videoconferenza in modo efficace.

Difatti, sono molti coloro che non sanno quali programmi utilizzare ma soprattutto quando farne uso. Ebbene, ecco tutto ciò che c’è da sapere per effettuare o programmare videoconferenze in modo corretto ma soprattutto profittevole.

 

Videoconferenze: quali sono i sistemi più comuni da utilizzare?

 

Come prima cosa vediamo quali sono i programmi di videoconferenza più comuni e semplici da utilizzare. Attenzione a non confondere però, videochiamate con videoconferenze. Le prime sono informali e possono essere svolte attraverso app comuni come WhatsApp o FaceTime. Le videoconferenze devono essere considerate al pari dei meeting e quindi devono avere un aspetto professionale ma soprattutto efficiente in ogni loro dettaglio.

Per questa ragione, i programmi consigliati per le videoconferenze sono Skype, Zoom o Google Meet. Si tratta di software che offrono ai loro utenti svariate possibilità.

Ad esempio chi utilizza programmi di questo tipo può usufruire di una maggiore protezione del meeting attraverso l’ impostazione della password, è prevista l’opzione di disattivazione del microfono e della videocamera dei partecipanti, la funzione che permette di “alzare la mano” a coloro che vogliono intervenire. Si ricorda che questi programmi sono disponibili sia per desktop che per dispositivi mobile.

 

Quando utilizzare le videoconferenze?

 

Le videoconferenze possono essere utilizzate per portare avanti la propria attività in modo prolifico nonostante il periodo di quarantena. Si possono organizzare meeeting con i dipendenti e spiegare loro le decisioni aziendali da attuare in questo momento. Allo stesso tempo si possono valutare i dati e le prestazioni di ogni lavoratore in videoconferenza, valutando di conseguenza le decisioni da prendere dal punto di vista commerciale. Inoltre, si possono organizzare consulenze con le videoconferenze o riunioni e incontri con i clienti. In ultima analisi, se non si vuole perdere terreno nei confronti della spietata concorrenza, allora è davvero saggio imparare ad utilizzare i sistemi di webconference nel migliore dei modi.

 

Come creare una videoconferenza stabile?

 

A causa del vasto traffico di questi giorni, a volte potrebbe sembrare davvero difficile riuscire a creare una videoconferenza stabile che non sia disturbata da interferenze o simili. Ebbene, ci sono alcuni suggerimenti che si possono seguire per riuscire ad avere un’ottima videoconferenza.

Il primo consiglio riguarda l’host. Questa figura è colui che tiene la conferenza, la crea e si occupa della sua gestione. L’host dovrebbe avere una connessione potente, magari con fibra ottica e dovrebbe collegarsi preferibilmente da un computer di ultima generazione. In questo modo, la connessione sarà perfetta e tutti i partecipanti potranno evitare problemi.

C’è da ricordare, comunque, che anche gli utenti che si uniscono alla conferenza devono avere a propria disposizione una buona connessione, per partecipare attivamente all’incontro.

Può essere utile assegnare a un dipendente la gestione di diversi fattori. In questo modo, chi tiene la conferenza può svolgere il meeting senza problemi mentre un eventuale reparto tecnico può assicurare una buona qualità alla riunione. Infine, per aumentare privacy e protezione, può essere utile inserire una password per le proprie videoconferenze.

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